Готовим публичное мероприятие
Независимо от повода и масштабов проведения мероприятия у всех, заинтересованных в его наилучшем проведении, людей возникают одинаковые вопросы, но каждый на них по-разному отвечает. Здесь я делюсь своим опытом и ответами на часто возникающие вопросы. Я не буду говорить о формах, программе, плане, сценариях, оргкомитете, календарном плане, порядке проведения, анализе и отчёте о проведенном мероприятии. О плане подготовки праздничного мероприятия я писала здесь. Об остальном поговорим позже.
Итак, мы задумали отметить какое-либо событие. Теперь вместе отвечаем на вопросы и подглядываем в ответы.
В чём цель проведения любого события?
Создание инфоповода, то есть повода говорить и писать о вашей организации, о Вас лично.
Зачем проводим?
Необходимость. Любим это дело. Помогаем. Это наша обязанность.
Польза будет?
В зависимости от задач, поставленных перед проводящими, может быть польза от морального удовлетворения до больших финансовых результатов.
Нужны ли партнёры?
При проведении больших мероприятий без партнёров, помогающих подготовке и проведению событий, материалов, не обойтись.
Большие ли расходы?
Составить примерную смету на проведение мероприятия.
Хватит ли времени на подготовку?
Кто-то скажет, что это странный вопрос. Но чем крупнее мероприятие, тем больше времени требуется на подготовку. Кто знает сколько лет ведётся подготовка олимпиады в Сочи?
Какие события отмечаются?
1) Официальные или ритуальные события (так положено): юбилеи, годовщины, профессиональные праздники, отчетно-выборные собрания, открытия, закрытия.
2) Представительские мероприятия (дающие информацию и возможность обсуждения): презентации, конференции, семинары, круглые столы, совещания.
3) Формирующие узнаваемость и популярность (развлекательные)
Этапы проведения публичных мероприятий:
Подготовительная: регистрация гостей, раздача материалов…
Вводная часть (ритуальная): приветствие, благодарность…
Основная часть: доклады и выступления…
Кульминация: награждение, поздравление…
Финал: благодарность, раздача материалов…
Заключение. Подведение итогов.
Основные моменты, которые необходимо учесть:
Подбор площадки, оборудования и оформления помещения (для записи и трансляции, демонстрции)
Инструктирование спикеров
Ведущий
Визуальное оформление докладов
Формирование пакета участников (унести с собой, диск, тезисы, программы, листовки, информация о компании , ручка, блокнот, папка с логотипом, визитка официального лица)
Приглашение СМИ
Приглашение официальных лиц
Приглашение друзей и родственников
Надеюсь, что вам была интересна эта статья.
Поведайте мне о её полезности в комментариях. 🙂
Опубликовано в рубрике